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如何做纸箱系列之:跟单的职责
发布时间:2019-02-17 20:25 来源:未知 点击:

新开纸箱厂,在明确主要是做哪一类产品的包装,租好或建好厂房,装好机器,生产主管及操作人员到位,基本可以挑选一个好日子开工大吉了。
 
可是为什么会专门说一下跟单的问题呢?
 
朋友的工厂,跟单文员突然有事请假,走的急没有做工作的交接,本来很顺畅的公司运作一下子乱了套,客户催货,新单无人报价,已接订单未能及时采购纸板,车间不知该优先做哪一个客户的订单,朋友是电话不断,焦头烂额。可见跟单的重要性。
 
通俗的说,纸箱厂的跟单就好像是交通枢纽,这一环节出了问题,对外客户不知道所下订单是否能及时交货,对内采购没有材质标准不知该采购哪一家的哪一种材质的瓦楞纸板,生产主管不知该如何安排客人订单的排程,送货员不知已完成订单的送货时间,财务不能够及时拿到送货回单,帐务货款不能及结算,可见跟单的重要性。
 
那么对跟单有什么样的要求呢?
 
1.首先必须要有良好端正的工作态度,不能把个人的喜怒哀乐表现在工作当中,要有良好的沟通能力,如果对外与客户争执,对内不能与生产协调运作,麻烦可想而知。
 
2.对公司的生产能力要心中有数,不是什么订单都能接的。
 
3.要熟悉公司的客户,负责客户资料的管理,建立健全的客户资料库(客户的名称、地址、联系人、联系电话、手机、传真、邮箱、开户帐号等等)
 
4.要熟悉跟单的工作职责及日程安排。
 
5.要熟悉纸箱的生产工艺和具有良好的人际关系处理能力,这一点在处理客户的急单,投诉时尤其重要。
 
那么跟单的日常工作都是什么呢?
 
1.当接到客户订单后,需要第一时间回复客户收到订单的情况,与客户核对交期、数量、印刷内容(也称唛头单),确认无误后,录入系统。
 
2.录入好订单做出生产计划单,纸板采购单,审核无误后,生产单及唛头单交给生产部,采购单根据客户要求订购纸板。
 
3.每天下午下班前一小时左右要出一份当天及明天生产排期、客户出货信息给生产部门,并不间段跟进了解生产状况。特殊情况及时与生产主管协商处理。
 
4.如果上午要送的货在前一天晚上必须装好车并开好送货单;送货之前联系客户说明有关货物具体情况,到达时间等相关事宜;控制好装货情况及出车次数,降低运输成本。
 
5.每天下班之前必须整理好一份当天所有客户的订单汇总表,交给上一级负责人。
 
6.接到供应商送货单,尽快核对纸板采购单与送货单的规格数量是否一致,品质是否达标,确认无误后入库;入库的纸板一定要在物料标示卡上注明客户用纸,方便分纸师傅找纸。
 
7.认真做好客户和供应商因品质问题的退货、收货及补货消单、补单工作;并书面上报到经理及财务部记账。
一个负责任的跟单能够根据客户的订单变化,判断出客户的运营状况,提供真实有效的数据以供本公司做出改善跟进的依据。可以说相当于半个业务人员,所以很多公司都会根据当月的营业额给予跟单一定的提成。www.bzjx2004.com